สื่อสิ่งพิมพ์จัดได้ว่า เป็นสื่อที่ช่วยในการเผยแพร่ได้อย่างกว้างขวาง และเป็นที่นิยมใช้มากที่สุดสื่อหนึ่ง เพราะนอกจากจะสะดวกแล้วยังเป็นการประหยัดงบประมาณได้อย่างมากและสามารถเก็บไว้ดูได้เป็นเวลานานอีกด้วย สื่อสิ่งพิมพ์จึงเป็นทางเลือกหนึ่งนอกจจากวิทยุกระจายเสียง, โทรทัศน์, แผ่นป้ายโฆษณา ฯลฯ
ประเภทของสื่งพิมพ์
สื่อสิ่งพิมพ์สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ
1. หนังสือพิมพ์ (Newspapers)
2. นิตยสารและวารสาร (Magazines and Journals)
3. หนังสือเล่ม (Book)
4. สิ่งพิมพ์เฉพาะกิจต่าง ๆ เช่น ใบปลิว (Leaflets) แผ่นพับ (Folders) เอกสารเล่มเล็กหรือจุลสาร (Booklets หรือ Pamphlets) จดหมายข่าว (News letters)
หนังสือพิมพ์ (Newspapers)
หนังสือเป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่เป็นสื่อมวลชนประเภทหนึ่ง ซึ่งมีลักษณะเฉพาะตัว คือ มีเนื้อหาเน้นหนักในเรื่องของการรายงานข่าว และเหตุการณ์สำหรับคนทั่วไป มีความหลากหลายในเนื้อหา ไม่เน้นเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง นอกจากนี้หนังสือพิมพ์จะต้องพิมพ์เป็นรายประจำแน่นนอนสม่ำเสมอ อาจเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ก็ได้ และพิมพ์เผยแพร่สู่สาธารณชนจำนวนมาก ๆ เปิดโอกาสให้คนซื้ออ่านได้ ปัจจุบันนี้มีหนังสือพิมพ์รายวันภาษาไทยอยู่หลายฉบับ เช่น ไทยรัฐ เดลินิวส์ คนชัดลึก มติชน ข่าวสด สยามกีฬารายวัน ฯลฯ ส่วนหนังสือพิมพ์ภาษาอังกฤษได้แก่ บางกอกโพสต์ เดอะเนชั่น ฯลฯ นอกจากนี้ยังมีหนังสือพิมพ์ประเภทธุรกิจอีกหลายฉบับ เช่น ฐานเศรษฐกิจ ประชาชาติธุรกิจ ผู้จัดการ ฯลฯ และยังมีหนังสือพิมพ์ในส่วนภูมิภาคที่พิมพ์เผยแพร่เฉพาะในบางจังหวัดอีกกเป็นจำนวนมาก
นิตยสารและวารสาร (Magazines and Journals)
นิตยสารและวารสารเป็นหนังสือที่มีระยะเวลาออกเป็นรายคาบไว้แน่นอน เช่น รายยสัปดาห์ รายปักษ์ (ครึ่งเดือน) รายเดือน ราย 3 เดือน เป็นต้น
นิตยสาร (Magazines) มีลักษณะต่างจากสิ่งพิมพ์อื่น ๆ คือ เน้นหนักทางด้านเสนอบทความ สารคดี และข้อเขียนต่าง ๆ ที่ให้ความรู้ ความบันเทิงกับผู้อ่านโดยทั่วไป มีการจัดหน้าและรูปเล่มที่สวยงาม ในประเทศไทยมีนิตยสารอยู่มากมายหลายฉบับ ทั้งนิตยสารที่ให้ความรู้ความบันเทิงเฉพาะด้านแตกต่างกันไป เช่น เศรษฐกิจ การเมือง ศิลปะ วัฒนธรรม ธุรกิจ การท่องเที่ยว บันเทิง สุขภาพ กีฬา ตลอดจนนิตยสารที่ออกมาเพื่อผู้อ่านเฉพาะวัย ได้แก่ นิตยสารสำหรับเด็ก ผู้ใหญ่ ผู้ชาย ผู้หญิง ฯลฯ นิตยสารและวารสารที่จัดว่ามีประโยชน์มากต่องานส่งเสริมและเผยแพร่ คือ นิตยสารประเภทธุรกิจ การค้า อุตสาหกรรม นิตยสารวิชาชีพ เช่น ธุรกิจเกษตร อุตสาหกรรมไทย ใกล้หมอ ชีวิตและสุขภาพ เป็นต้น
วารสาร ( Journals) ต่างจากนิตยสารตรงที่วารสารมักจะป็นสิ่งพิมพ์ทางวิชาการของหน่าวยงานต่าง ๆ ซึ่งจัดพิมพ์โดยสถาบัน สมาคม หน่วยงายของรัฐ และเอกชน เนื่องจากวารสารเป็นสิ่งพิมพ์ที่ให้ความรู้เฉพาะด้านจึงมักมีผู้สนใจ เฉพาะกลุ่มเท่านั้น และบางฉบับไม่มีการจำหน่ายแพร่หลายโดยทั่วไปต้องสั่งซื้อจากหน่วยงานนั้น ๆ หรือบางหน่วยงานก็พิมพ์เพื่อเผยแพร่ในรูปแบบของการให้เปล่า
หนังสือเล่ม (Book)
หนังสือเล่มคือ สิ่งพิมพฺที่เย็บรวมกันเป็นเล่มที่มีความหนาและมีขนาดต่าง ๆ กัน ไม่มีกำหนดออกแน่นอน และไม่ต่อเนื่องกัน มีเนื้อหาที่เป็นเรื่องเดียวกัน ไม่หลายหลายและมีความสมบูรณ์ในตัวเอง
หนังสือเล่มแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามแต่ลักษณะของเนื้อหา เช่น หนังสือนิยาย หนังสือเรียน หนังสือวิชาการ สารคดี หนังสือเพลง หนังสือการ์ตูน บทกวีนิพนธ์ หนังสือเล่ม เป็นสิ่งพิมพ์ที่มีผู้สนใจเฉพาะกลุ่ม เช่นเดียวกับหนังสือวารสาร เช่น กลุ่มนักเรียน นักศึกษาหรือกลุ่มอาชีพที่มีความสนใจเฉพาะด้าน ยกเว้นแต่หนังสือที่เน้นหนักไปทางด้านบันเทิง ส่วนใหญ่หนังสือเล่มจะมีจำนวนพิมพ์ไม่มากนัก
สิ่งพิมพ์เฉพาะกิจ
เป็นหนังสือพิมพ์ที่ผลิตขึ้นเพื่อใช้ในกิจการใดกิจการหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น การโฆษณาประชาสัมพันธ์ โครงการเผยแพร่ความรู้ด้านต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นสิ่งพิมพ์ที่กล่าวมาแล้วใน 3 ชนิดแรก
ที่ผลิตขึ้นเฉพาะเพื่อใช้ในงานใดงานหนึ่ง แต่ในที่นี้จะขอเน้นเฉพาะ สิ่งพิมพ์ในรูปแบบอื่น ๆ ที่นอกเหนือไปจากสิ่งพิมพ์ 3 แบบท่กล่าวมาแล้วคือ
1. แผ่นปลิวหรือใบปลิว (Leaflets) เป็นแผ่นกระดาษเพียงแผ่นเดียว ซึ่งจะพิมพ์เนื้อเรื่องสั้น ๆ เพียงเรื่องเดียว
2. แผ่นพับ (Folder) เป็นแผ่นกระดาษที่พิมพ์แผ่นเดียวแต่พับเป็นหลายหน้า บรรจุเนื้อหาสรุป
สั้น ๆ เพื่อข่าว แนะนำ หรือเตือนความจำ
3. เอกสารเย็บเล่ม (Brochures) เป็นเอกสารที่เย็บรวมเป็นเล่มบาง ๆ มีเนื้อหาและสีสันน่าอ่าน ใช้เผยแพร่ แนะนำ มีเนื้อหาละเอียดขึ้นจากแผ่นพับ
4. จุลสาร (Booklets หรือ Pamphlet) เป็นเอกสารที่เย็บเล่มเช่นเดียวกัน มีปกหุ้มมีเนื้อหาให้รายละเอียดเกี่ยวกับนโยบายของ หน่วยงานและคู่มือการปฏิบัติงานในหัวข้อเรื่องใดเรื่องหนึ่ง อาจเป็นเอกสารที่ใช้ในการเรียนการสอนและการศึกษารายบุคคลก็ได้ สำหรับจุลสารที่เรียกว่าPamphlets เป็นจุลสารชนิดหนึ่งที่รวมกันหลาย ๆ หน้า แต่ไม่เย็บเล่ม
5. จดหมายเวียน (Circular letters) มีลักษณะเช่นเดียวกันกับแผ่นปลิว ใช้สำหรับแจ้งให้ทราบข่าวเฉพาะเรื่อง หรือชักจูงใจสั้น ๆ เช่นรายกิจกรรมต่าง ๆ หรือข่าวความรู้ใหม่ ๆ
6. หนังสือพิมพ์ฝาผนัง (Wall papers) เป็นหนังสือพิมพ์ที่ทำเป็นแผ่น ๆ ไว้ติดบนกำแพงหรือที่บอร์ด ให้ผู้สนใจอ่าน มีเพียงแผ่นเดียว เนื่อหาประกอบไปด้วยข่าว การพาดหัวข่าวเป็นต้น
7. โปสเตอร์ (Posters) เป็นกระดาษเพียงแผ่นเดียว มีข้อความหรือรูปภาพประกอบช่วยสือความหมายในการบอกข่าว ชักจูงใจ หรือเรียกความสนใจเพื่อรณรงค์ในเรื่องต่าง ๆ
ข้อดีของสื่อสิ่งพิมพ์
1. กระบวนการในการผลิตสื่อสิ่งพิมพ์สามารภทำได้หลายแบบ เปิดโอกาสให้เลือกในรูปแบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์นั้น ๆ เช่น พิมพ์เป็นเอกสารโรเนียวเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด หากต้องการให้มีคุณภาพยิ่งขึ้น ก็ใช้การพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ ซึ่งสามารถเลือกพิมพ์เป็นขาวดำหรือสีก็ได้
2. สามารถจัดพิมพ์ได้หลายรูปแบบ ตามวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ เช่น แผ่นปลิว จดหมายเวียน หรือเอกสารเผยแพร่
3. สามารถใช้สื่อสิ่งพิมพ์ได้หลาย ๆ ทาง อาจใช้เป็นสื่อให้การศึกษาโดยตรงหรือใช้สนับสนุนสื่ออื่น ๆก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกจัดพิมพ์ให้มีระยะเวลาการใช้งานต่าง ๆ กัน เช่น พิมพ์เพื่อใช้งานระยะสั้น อ่านแล้สก็ทิ้งไป หรือพิมพ์เพื่อเก็บไว้ใช้อย่างถาวร สามารถออกแบบให้ใช้เฉพาะบุคคล ใช้เป็นกลุ่มหรือเป็นมวลชนก็ได้
4. สิ่งพิมพ์สามารถผลิตเพื่อใช้ให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายเฉพาะด้านได้
5. การผลิตสิ่งพิมพ์สามารถปรับใช้ให้เหมาะสมกับกับกระบวนการใช้และผลลัพธ์ที่ต้องการตามสภาพของ เครื่องอำนวยความสะดวกทีมีอยู่
6. การใช้สื่อสิ่งพิมพ์เป็นไปอย่างอิสระ ในการศึกษาสิ่งพิมพ์ ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีพิเศษหรือเครื่องอำนวยความสะดวกอย่างอื่นเข้ามาช่วยแต่อย่างใด
7. ผู้อ่านสามารถใช้สื่อสิ่งพิมพ์ในการเรียนรู้และอ่านซ้ำ ๆ กันได้หลาย ๆ ครั้ง
ข้อจำกัดของสื่อสิ่งพิมพ์
1. วัสดุที่ใช้มีความบอบบางและฉีกขาดง่าย
2. เก็บรักษายากเนื่องจากมีลักษณะ รูปทรง และขนาดแตกต่างกันมาก
3. การเก็บรักษาในระยะยาว สำหรับสิ่งพิมพ์จำนวนมาก ๆ ยากที่จะป้องกันความเปียกชื้น ความร้อน และฝุ่น ละออง
4. การพิมพ์ในระบบที่มีคุณภาพต้องใช้การลงทุนสูงมาก โดยเฉพาะการพิมพ์ในระบบสี่สี
5. อาจมีปัญหาและอุปสรรคในการแจกจ่าย เนื่องจากวัสดุสิ่งพิมพ์มีความสัมพันธ์กับการขนส่ง(Transportation) ถ้าหากการขนส่งหนังสือพิมพ์ไปไม่ถึงกลุ่มเป้าหมาย การรับรู้ข่าวสารด้วยสิ่งพิมพ์ก็จะขาดตอนลง
6. การใช้วัสดุสิ่งพิมพ์กับกลุ่มเป้าหมายที่ไม่รู้หนังสือต้องอาศัยการออกแบบสิ่งพิมพ์มีความหมายและน่าสนใจ เนื่องจากผู้ที่จะใช้วัสดุสิ่งพิมพ์ต้องใช้ความสนใจ และอาศัยเวลามากกว่าการสื่อสารด้วยสื่ออื่น ๆ
การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ
“การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ” เป็นศัพท์บัญญัติตามหนังสือศัพท์คอมพิวเตอร์
ฉบับราชบัณฑิตยสาร พ.ศ. 2538 มาจากคำภาษาอังกฤษว่า “Desktop Publishing” หมายถึง การใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (คอมพิวเตอรฺแบบตั้งโต๊ะ) ในระบบการผลิตสิ่งพิมพ์ด้วยต้นทุนที่ไม่สูงมากนัก เพื่อการเรียงพิมพ์ข้อความและภาพกราฟิก กระบวนการของการจัดพิมพ์ด้วย คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะจะประกอบด้วยเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมกราฟิกและเครื่องพิมพ์เลเซอร์ เพื่อผลิตสื่งพิมพ์นานาประเภทได้อย่างสวยงาม และประหยัด
การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะนี้จะมีโปรแกรมเฉพาะในการทำงาน เช่น โปรแกรม PageMaker และโปรแกรม QuarkXPress เพื่อการจัดข้อความและภาพกราฟิกให้รวมอยู่หน้าเดียวกันได้อย่างสวยงาม โดยการจัดสิ่งต่างๆ บนจอภาพให้เรียบร้อยก่อนที่จะพิมพ์ลงกระดาษด้วยเครื่องมือพิมพ์เลเซอร์ที่มีความคมชัดสูง สามารถใช้โปรแกรมในการจัดทำสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เช่น จุลสาร จดหมายข่าว แผ่นพับ นามบัตร หรือการเตรียมต้นฉบับ นิตยสาร หรือหนังสือเพื่อส่งโรงพิมพ์ให้ทำฟิล์ม หรือเพลทได้ทันที การใช้การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะนี้จะได้สิ่งพิมพ์ที่ผลิตออกมามีคุณภาพดีประหยัดกำลังคนและสามารถลดขั้นตอนการทำงานได้เป็นอย่างมาก ทำให้ประหยัดเวลาได้เป็นอย่างดี สามารถลดต้นทุนในการผลิต สิ่งพิมพ์ได้มากถึง 75% โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของความสามารถในการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาที่พิมพ์ไว้แล้วได้ทุกโอกาส นับว่า เป็นจุดเด่นสำคัญของเทคโนโลยีการพิมพ์ประเภทนี้ และยังให้ผู้ใช้โปรแกรมทั่วไปสามารถผลิตสื่อสิ่งพิมพ์บางประเภทได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องจ้างโรงพิมพ์เหมือนเมื่อก่อน ด้วยเหตุผลดังกล่าวแล้ว จึงทำให้การพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแฟร่หลายในนปัจจุบัน
การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายรวดเร็ว เนื่องมาจากวัตกรรมสำคัญ 4 อย่าง ได้แก่
1. เครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลง และมีประสิทธิภาพในการใช้งานมากขึ้นโดยเฉพาะด้านการพิมพ์อักษรและภาพกราฟิกได้ในเวลาเดียวกัน
2. โปรแกรมสำเร็จรูปในการจัดหน้า เช่น PageMaker, QuarkXPressและ Ventura Publisher ได้รับการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพในการทำงานสูงมากขึ้นเรื่อย ๆ
3. พัฒนาการทางด้านการพิมพ์ตัวอักษร เช่น PostScript ทำให้สามารถพิมพ์ตัวอักษรได้สวยงามชัดเจน
4. เครื่องพิมพ์เลเซอร์มีราคาถูกลง ทำให้ผูใช้สามารถซื้อมาใช้งานได้มากขึ้น
องค์ประกอบของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ
การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะประกอบด้วยอุปรณ์และวัสดุดังต่อไปนี้คือ
1. เครื่องไมโครคอมพิวเตอร์
เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะสามารถใช้ได้ทั้งเครื่องในระบบ Macintosh และ PC (Personal Computer) แต่เดิมนั้น การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะจะนิยมใช้กับเครื่อง Macintosh มากกว่า PC เนื่องจากเครื่อง Macintosh มีการทำงานที่ง่ายและสะดวกกว่า ประกอบกับมีโปรแกรมการพิมพ์และจัดหน้าให้เลือกใช้ได้มากกว่า แต่ในปัจจุบันการใช้เครื่อง PC
ในการจัดดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะก็ได้รับความนิยมมากขึ้น ทั้งนี้เพราะมีการพัฒนาการทางด้านระบบปฏิบัติการ Windows รวมทั้งเครื่อง PC มีโปรแกรมให้เลือกมาก ๆ พอ กับเครื่อง Macintosh
2. โปรแกรมสำเร็จรูปในการจัดหน้า
ในการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะนั้น ถ้าจะให้สิ่งพิมพ์มีคุณภาพดีแล้ว จะต้องอาศัย
โปรแกรมสำเร็จรูปหลายโปรแกรมประกอบกัน ซึ่งในปัจจุบันมีให้เลือกใช้มากมายหลายโปรแกรม แต่ละโปรแกรมจะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันไป ได้แก่ โปรแกรมพิมพ์ข้อความและวาดภาพกราฟิกแบบง่าย ๆโปรแกรมวาดภาพ โปรแกรมตกแต่งภาพถ่าย และโปรแกรมสำหรับการจัดหน้า การใช้โปรแกรมสำหรับเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์จะต้องดูว่าเป็นโปรแกรมสำหรับเครื่อง PC หรือ Macintosh ด้วย ทั้งนี้เพราะโปรแกรมในชื่อหนึ่งอาจจะผลิตออกมาสำหรับเครื่องทั้งสองระบบ
3. เครื่องพิมพ์เลเซอร์
เครื่องพิมพ์เลเซอร์เป็นเครื่องพิมพ์ความเร็วสูงที่ใช้ลำแสงเลเซอร์ทำให้ตัวอักษรหรือภาพรวมตัวกัน เป็นจุดก่อน แล้วจึงใช้การถ่ายโอนทางไฟฟ้าเพื่อพิมพ์ลงบนกระดาษอีกทีหนึ่ง อัตราความเร็วในการพิมพ์วัดได้จากจำนวนหน้าที่พิมพ์ออกมาในหนึ่งนาที (Page per minute: ppm) คุณภาพของการพิมพ์ดูจากความละเอียดของจำนวนจุดในหนึ่งนิ้ว (dot per inch: dpi) ตามปกติแล้ว งานพิมพ์ที่จะมีคุณภาพจะพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์เลเซอร์ที่มีความคมชัดในการพิมพ์สูงตั้งแต่ 300-1200 จุดต่อนิ้ว หรือมากกว่านั้น ซึ่งจำนวนความละเอียดของจุดจะดูได้จากเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องที่ระบุไว้เช่น 300และ 600 จุดต่อจุด เป็นต้น
การจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะด้วยโปรแกรม Adobe PageMaker
ถึงแม้ว่าการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะจะใช้โปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ ทั้งในด้านการพิมพ์ข้อความ และการวาดภาพ การตกแต่งภาพ มาใช้ร่วมกันก็ตาม แต่ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาโปรแกรมการจัดหน้าให้สามารถใช้พิมพ์ข้อความ วาดภาพกราฟิก นำภาพถ่ายรวมถึงการตกแต่งภาพ การออกแบบและจัดหน้า เข้ามารวมอยู่ในโปรแกรมเดียวกัน จึงทำให้สามารถใช้โปรแกรมนี้เพียงโปรแกรมเดียวเพื่อสร้างงานพิมพ์ตามต้องการ โปรแกรมดังกล่าวที่นิยมใช้กันมากทั้งในระบบเครื่อง PC และ Macintosh ได้แก่ โปรแกรม Adobe PageMaker
โปรแกรม Adobe PageMaker
โปรแกรม Adobe PageMaker เดิมเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปของ Aldus Corporation ต่อมาบริษัท Aldus ได้รวมเข้ากับบริษัท Adobe ดังนั้น ตั้งแต่โปรแกรม Adobe Maker รุ่น 6.0 เป็นต้นมา จึงได้ชื่อว่าโปรแกรม “Adobe Page Maker” โปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมประเภทการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ เพื่อใช้งานด้านการพิมพ์ โดยเฉพาะที่สามารถขจัดความยุ่งอยากในการทำงานพิมพ์ได้อย่างดี เพราะเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายมีความคล่องตัวสูงเหมาะสำหรับการใช้งานด้านการออกแบบและจัดหน้าของงานพิมพ์ประเภทต่าง ๆ
ประสิทธิภาพของการใช้โปรแกรม Adobe PageMaker
โปรแกรม Adobe PageMaker มีประสิทธิภาพในการทำงานสูงและมีเทคนิคใหม่ ๆ เพื่อช่วยให้การใช้งานสะดวก และสามารถดัดแปลงสิ่งพิมพ์ได้ตามลักกษณะที่ต้องการ ประสิทธิภาพของโปรแกรมนี้ ได้แก่
- การนำเอาข้อความและภาพจากโปรแกรมอื่นที่สร้างไว้แล้วมาออกแบบและจัดหน้าได้อย่สวยงาม พร้อมทั้งสามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำมาได้ เช่น การเปลี่ยนแปลงลักษณะตัวอักษร การพิมพ์ข้อความเพิ่มเติม และการเปลี่ยนขนาดของภาพเป็นต้น
- เลือกขนาดของกระดาษได้ตามความต้องการ และสิ่งพิมพ์ได้ทั้งในแนวตั้งและแนวนอน
- มีค่าหน่วยวัดให้เลือกใช้หลายประเภท เช่น มิลลิเมตร นิ้ว และไพก้า มีไม้บรรทัดแนงตั้งแนะแนวนอน รวมทั้ง เส้นแนว (Guides) เพื่อช่วยให้สามารถพิมพ์งานและจัดหน้าได้อย่างละเอียดและถูกต้อง
- มีแถบเครื่องมือช่วยในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว เช่น Toolbox, Control Palette, Colors Maker Pages
- สามารถหมุน บิดรวมกลุ่มวัตถุ และพริกกลับข้อความและภาพได้ตามต้องการ
- เลือกขนาดของหน้ากระดาษบนหน้าจอภาพให้ใหญ่หรือเล็กได้ตามความต้องการสามารถแก้ไขข้อความหรือภาพได้
- สร้างหน้าหลักได้หลายหน้าเพื่อสะดวกในการใช้งาน
- สามารถทำสารบัญและดัชนีได้ด้วยความสะดวกรวดเร็ว
- สามารถสร้างคลังเส้นแนงเพื่อใช้สิ่งพิมพ์ประเภทต่าง ๆ ได้
- มี Template เพื่อเป็นต้นแบบในการสร้างสิ่งพิมพ์ประเภทต่าง ๆ มากมาย
- สามารถสร้าง Web Page เพื่อใช้ในอินเตอร์เน็ตได้
การวางแผนผลิตสิ่งพิมพ์
การวางแผนผลิตสิ่งพิมพ์มี 4 ขั้นตอน คือ
1. กำหนดจุดมุ่งหมายและกลุ่มเป้าหมาย
สิ่งพิมพ์ทุกชิ้นจะต้องมีจุดมุ่งหมายในการสื่อสารและกลุ่มเป้าหมายของผู้รับ จึงเป็นงานแรกของผู้จัดทำสิ่งพิมพ์ ที่จะต้องกำหนดให้ได้ว่าจะผลิตสิ่งพิมพ์นั้น เพื่อวัตถุประสงค์อะไร และเผยแพร่ไปยังผู้ใด เพื่อที่จะสามารถจักทำสิ่งพิมพ์นั้นได้ตรงกลับสิ่งที่ต้องการจะเผยแพร่ไปยังกลุ่มผู้รับ ได้อย่างถูกต้อง เช่น เมื่อจะทำแผนพับเพื่อเผยแพร่ผลงานของสถาบันศึกษา ต้องวางแผนว่าในแผ่นพับนั้น จะสื่อสารเฉพาะข้อความหรือจะมีภาพประกอบด้วย จะใช้ถ้อยคำอย่างไร จึงจะสามารถสื่อความหมายได้ตรงกับวัตถุประสงค์ เป็นต้น
2. จัดงบประมาณและเวลาการจัดทำ
หลังจากที่ทราบถึงจุดมุ่งหมายและกลุ่มเป้าหมายแล้ว ก็จะทำให้ทราบได้ว่าสิ่งพิมพ์นั้นควรจะออกมาในลักษณะเช่นใด เช่น ควรจะทำอย่างเรียบง่าย จะเป็น 2 สี หรือ 4 สี มีภาพประกอบหรือไม่ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้จะมีความสัมพันธ์กับงบประมาณและเวลาใรการจัดทำด้วย เช่น อาจจะพิมพ์เพียง 2 สี แต่ถ้าจะเป็นแผ่นพับเพื่อประชาสัมพันธ์หน่วยงานหรือสถาบันศึกษาให้แก่บุคคลภายนอก ให้ทราบถึงบทบาทและความสัมพันธ์ของหน่วยงาน การพิมพ์แผ่นพับอาจจะพิมพ์เป็น 4 สี หรืออาจจะเป็นจุลสารเล่มเล็ก ๆ พร้อมภาพประกอบ 4 สี เพื่อประชาสัมพันธ์หน่วยงานก็จะทำให้ดูดียิ่งขึ้น สิ่งเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับงบประมาณทั้งสิ้น เพราะถ้าเป็นสิ่งพิมพ์เล็ก ๆ ก็ย่อมจะใช้ต้นทุนในการผลิตน้อยกว่าการพิมพ์เป็นเล่มและใช้ 4 สี และรวมถึงระยะเวลาในการผลิตสิ่งพิมพ์แต่ละประเภทด้วย ซึ่งในเรื่องระยะเวลาในการจัดทำนี้เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงด้วยเช่นกัน เช่น ถ้ามีเวลาในการจัดทำน้อยก็อาจจำเป็นต้องผลิตสิ่งพิมพ์ประเภทที่ผลิตได้เร็ว เช่น แผ่นพับมากกว่าจุลสาร เป็นต้น
3. ทดสอบแนวคิดและเริ่มแนวร่าง
หลังจากที่ได้รับความคิดสร้างสรรค์แล้วจะถึงเวลาที่เริ่มทดสอบแนวคิดและร่างสิ่งพิมพ์ออกมาเป็นร่างหยาบ ๆ แบบการสเก็ตซ์ภาพเพื่อให้เป็นรูปร่างขึ้นมา ซึ่งอาจจะขอความคิดเห็นจากผู้ร่วมงาน เพื่อทดสอบความเข้าใจและขอความคิดเห็น เพื่อช่วยให้สิ่งเหล่านั้นสามารถสื่อสารได้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายอย่างแท้จริง
4. ปรึกษาโรงพิมพ์
ถ้าจะผลิตสิ่งพิมพ์ป็นจำนวนมาก ซึ่งไม่สามารถผลิตเองได้ด้วยเครื่องพิมพ์เลเซอร์หรือเครื่องถ่ายสำเนาจำเป็นต้องให้โรงพิมพ์ในการพิมพ์โดยจัดทำต้นฉบับสิ่งพิมพ์นั่นเอง ในกรณีนี้ต้องปรึกษาโรงพิมพ์ก่อนรายละเอียดต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับงบประมาณ เช่น
- วิธีการพิมพ์ในปัจจุบันมักใช้วิธีการพิมพ์แบบออฟเซต
- จะใช้กระดาษแบบใด เช่น กระดาษปอนด์ อาร์ตมัน กระดาษการ์ด เป็นต้น
- จำนวนสีที่จะพิมพ์ เช่น 2 สี หรือ 4 สี
- จำนวนพิมพ์
- วิธีการเย็บเล่ม
สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ควรจะปรึกษาโรงพิมพ์ก่อสั่งพิมพ์เพื่อให้ได้สิ่งพิมพ์ที่ตามควาต้องการเหมาะสมกับราคา โดยอาจจะขอดูตัวอย่างสิ่งพิมพ์ที่โรงพิมพ์ที่โรงพิมพ์ได้พิมพ์ไว้เป็นตัวอย่าง หรือ สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานอื่น ๆ ในการประกอบการพิจารณาเพื่อความเข้าใจที่ถูกต้องร่วมกัน นอกจากนี้ควรมีเวลาเพียงพอในการจัดพิมพ์เพื่อให้เสร็จทันตามเวลาที่ต้องการ
การจัดหน้าสิ่งพิมพ์
หลังจากการวางแผนต่าง ๆ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือเป็นการเตรียมข้อมูลและจัดหน้าสิ่งพิมพ์เพื่อทำให้เป็นรูปร่างขึ้นมา โดยประกอบด้วย 4 ขั้นตอนคือ
1. เตรียมส่วนประกอบต่าง ๆ
สิ่งพิมพ์ส่วนมากจะมีส่วนประกอบต่าง ๆ มากมายหลายอย่างเพื่อนำมาจัดวางในหน้ากระดาษ ในขั้นตอนนี้จึงเป็นการเตรียมข้อมูล เช่น พิมพ์เนื้อหาเรื่องราว เตรียวภาพประกอบที่หาเพิ่มเติมหรือจากแฟ้มภาพที่มีอยู่ วาดภาพประกอบ เตรียมแผนภูมิหรือแผนสถิติต้องใช้ ฯลฯ สิ่งเห่ล่านี้จะต้องทำการจัดเตรียมให้เรียบร้อยเสียก่อนที่จะทำงานโปรแกรม Adobe PageMaker เพื่อทำการจัดหน้าต่อไ
2. จัดวางข้อความและภาพ
ภายหลังจากที่มีส่วนประกอบต่าง ๆ เรียบร้อยแล้วถึงการเปิดใช้งาน โปรแกรม Adobe PageMaker โดยอาจจะใช้ Template เช่น แผ่นพับ ปกเทป ฯลฯ เพื่อนำส่วนประกอบที่เตรียมไว้ใส่ลงในต้นแบบนั้นเลย หรือจะสร้างหน้ากระดาษขึ้นมาใหม่โดยจัดขอบว่างตามขนาดที่กำหนดไว้มีเส้นแนวต่าง ๆ ในการจัดวางข้อความและภาพก็ได้ เมื่อมีหน้าสิ่งพิมพ์เรียบร้อยแล้วจึงทำการจัดวางข้อความและภาพรวมถึงส่วนประกอบอื่น ๆ ที่เตรียมไว้แล้วลงในหน้าสิ่งพิมพ์นี้ตามแนวร่างที่เคยวาดไว้แล้ว
3. ปรับแต่งสิ่งพิมพ์
ในขั้นตอนนี้ได้แก่การปรับแต่งต่าง ๆ เช่น ปรับระยะห่างระหว่างไม้บรรทัด จัดย่อหน้า ข้อความ จัดแต่งหัวเรื่องโดยอาจเปลี่ยนแบบอักษรหรือขนาดใหม่ให้เหมาะสม อาจมีการให้สีข้อความ จัดข้อความล้อมรอบภาพ ฯลฯ เพื่อให้ได้สิ่งพิมพ์ที่สวยงาม
4. จัดทำสารบัญและดัชนี
ถ้าเนื้อหาในการจัดพิมพ์มีเนื้อหายาว ๆ ควรอำนวยความสะดวกแก่ผู้อ่านด้วยการทำ สารบัญ และ ดัชนี เพื่อช่วยในการอ่านด้วย และบางครั้งอาจมีรายการตารางและรายการภาพประกอบด้วยก็จะละเอียดยิ่งขึ้น
ภายหลังจากที่จัดแต่งหน้ากระดาษสิ่งพิมพ์เรียบร้อยแล้ว และถ้าจะพิมพ์เองโดยเครื่องพิมพ์เลเซอร์หรือเครื่องถ่ายสำเนาก็สามารถผลิตสิ่งพิมพ์นั้นออกมาได้เลย แต่ถ้าเป็นการผลิตจำนวนมากจะต้องส่งต้นฉบับที่จัดทำด้วยโปรแกรม Adobe PageMaker ไปโรงพิมพ์เพื่อจัดพิมพ์ต่อไป
